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MS OneNote – Einführung

Ein Workshop für Lehrkräfte.

MS OneNote ermöglicht das Speichern und Verwalten von Notizen und Informationen auf beliebigen Geräten. Bleiben Sie organisiert mit Notizbüchern, die sich in Abschnitte und Seiten untergliedern lassen. Nutzen Sie die einfache Navigation und Suche, um dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Nutzen Sie OneNote auf all Ihren Geräten, um spontane Ideen festzuhalten. Anschließend können Sie Ihre Notizen per Tastatur, Textmarker oder Stift überarbeiten.

Als Bestandteil von MS Office 365 kann OneNote von überall als multimediales Notizbuch genutzt werden. Somit können Sie OneNote direkt in der Cloud abspeichern und abrufen. Ihre Daten sind durch einen Benutzernamen (E-Mailadresse) und ein Passwort geschützt.
Achten Sie sorgsam auf den Umgang mit Ihren Zugangsdaten!

MS OneNote - Workshop-Überblick

Der Workshop richtet sich an Lehrkräfte an Schulen.

  • In diesem Workshop lernen Sie kennen, was MS OneNote leisten kann und wie Sie die Software effektiv in der Schule einsetzen können.
  • Sie lernen wie Sie MS OneNote erhalten können und ausführen.
  • Sie erhalten eine grundlegende Einführung.
  • Anhand von Übungen können Sie das Gelernte ausprobieren.

Am Ende des Workshops sind Sie in der Lage, ein multimediales Notizbuch zu verwalten und mit anderen zu teilen. Sie werden auch lernen, wie Sie MS OneNote gemeinsam mit MS Teams nutzen können.

Terminologie: Farbige, kursive Worte beziehen sich auf Begriffe in der MS OneNote-Software.

Anmerkungen: Zur einfachen Lesbarkeit ist die männliche Anrede gewählt. Es sind jedoch immer alle Geschlechter angesprochen.

1. Anwendungsbeispiele und Versionen

1.1 Unterschiedliche Arten von Notizbüchern

Mit OneNote können unterschiedliche Notizbücher mit unterschiedlichem Inhalt erstellt werden, z.B.:

  • Schule: Dienstliche Notizen organisieren (Klassenfahrten, Material Recherche, Stundenplanung).
  • Privat: Planung Urlaub, Familienfeiern, Haus und Garten.
  • Kursnotizbuch: Organisation des gesamten Unterrichts inkl. Bereiche für Material und Arbeitsblätter (Bibliothek), Platz zur Zusammenarbeit, Platz für Lehrer und jeweils Notizordner für jeden Schüler in der Klasse. Das Kursnotizbuch verfügt über zusätzliche Funktionen, wie z.B. erweiterte Zugriffssteuerung (Teilen).
1.2 Programme und Apps

MS OneNote ist in unterschiedlichen Versionen verfügbar.

  • MS Windows: OneNote 2016 (enthalten in MS Office 365, kann auch einzeln heruntergeladen werden). In der Bedienung ähnlich wie MS Word oder MS Excel).

  • Die MS OneNote Windows App: Besitzt eine etwas modernere Oberfläche, verfügt aber über weniger Funktionen.

Welche der beiden Versionen Sie benutzen möchten, entscheiden Sie selbst.

  • Sie können auch mit beiden Versionen parallel arbeiten. Standardmäßig synchronisiert sich ein Notizbuch automatisch über die Microsoft Cloud auf allen Geräten und Versionen. Mit OneNote 2016 ist auch ein rein lokales Notizbuch auf einem Rechner möglich. Durch die fehlende Synchronisation eher unpraktisch aber für persönliche Daten evtl. besser.
1.3 Die unterschiedlichen Versionen

Für gefühlt jedes Endgerät (PC, Mac, Smartphone, Tablet, Browser) gibt es die Software MS OneNote. Leider unterscheiden sich die Versionen in bestimmten Details. Beginnen wir mit den zwei Versionen für Windows PCs:

Windows MS OneNote 2016 und MS OneNote-App für Windows

Auf einem Windows Rechner mit installiertem MS Office 365 Paket finden Sie oft zwei MS OneNote Versionen. Bei neuen Installationen von MS Office 365 wird die Version 2016 nicht mehr automatisch angeboten. Sie können die Version 2016 jedoch noch im Internet herunterladen.

  • MS OneNote 2016 ist ein „klassisches“ Office Programm. Die Bedienung ist vergleichbar mit MS Word und MS Excel.

  • MS OneNote App für Windows bietet eine moderne Oberfläche und ist übersichtlicher.

Laut unseren Informationen wird Microsoft keine neue Version der klassischen OneNote 2016 Version entwickeln. Mittelfristig wird nur die MS OneNote App für Windows Erweiterungen erhalten. Aus diesem Grund bietet es sich an, direkt mit der moderneren MS OneNote App für Windows zu arbeiten. Unsere Beispiele beziehen sich in der Regel auch auf diese Version, teilweise finden Sie jedoch Anmerkungen zur Version 2016.

 

1.4 MS OneNote als Standard bei MS Windows 10 festlegen

Mit den folgenden Schritten legen Sie die MS OneNote App als Standard für alle MS OneNote Links fest. Damit stellen Sie sicher, dass immer die neue App und nicht die alte Version 2016 geöffnet wird:

  • Drücken Sie die Tastenkombination [Win]-Taste + [I].
  • Es öffnen sich die Windows Einstellungen.
  • Wählen Sie Apps aus.
  • Wählen Sie am linken Rand Standard-Apps aus.
  • Klicken Sie unten auf Standardeinstellungen nach Apps festlegen.
  • Scrollen Sie in der App Liste nach unten zu OneNote.
  • Klicken Sie auf OneNote (NICHT auf OneNote 2016) und anschließend auf Verwalten.
  • Wählen Sie für alle vier Typen und Protokolle OneNote aus.

  • Schließen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf das Kreuz oben rechts. Ab jetzt startet immer die MS OneNote App, wenn Sie einen OneNote Link auswählen.

Hinweis: Bei neueren MS Office 365-Installationen ist es bereits so eingerichtet, wie zuvor beschrieben.

1.5 MS OneNote für Mac, Smartphone, Tablet und Internet Browser

Im Gegensatz zur MS Windows gibt es für die anderen Plattformen jeweils nur eine Version.

 

MS OneNote für Mac
  • Wird mit MS Office 365 automatisch installiert.
  • Um MS Office 365 zu installieren, öffnen Sie die Internetseite https://portal.office.com. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort an und wählen Sie oben rechts Office Apps installieren aus.
  • Sie starten OneNote über den Finder Programme.
MS OneNote für IOS (iPhone, iPad)
  • MS OneNote App im AppStore herunterladen und installieren.
  • MS OneNote starten und mit der dienstlichen E-Mail-Adresse anmelden.
MS OneNote für Android (z.B. Samsung Smartphone, Tablet)
  • MS OneNote App im Google Play Store herunterladen und installieren.
  • MS OneNote starten und mit der dienstlichen E-Mail-Adresse anmelden.
MS OneNote im Internet Browser
  • Öffnen Sie die Internetseite https://portal.office.com
  • Melden Sie sich mit Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse an.
  • Klicken Sie auf die Kachel OneNote.
  • OneNote öffnet sich in einer neuen Registerkarte.

2. Ein eigenes Notizbuch erstellen und einrichten

2.1 Ein Notizbuch erstellen
  • Starten Sie OneNote für Windows 10.
  • Klicken Sie unter der Notizbuchliste auf Notizbuch hinzufügen.

  • Geben Sie den Namen (z.B. SchiLF) ein und klicken Sie anschließend auf Notizbuch erstellen.

  • Das Notizbuch ist nach der Erstellung automatisch geöffnet.

2.2 Abschnittsgruppen und Abschnitte

Mit Abschnittsgruppen und Abschnitten unterteilen Sie Ihr Notizbuch. Stellen Sie sich Abschnittsgruppen wie Aktenordner und Abschnitte wie die jeweils darin enthaltenen Register vor. Im Beispiel SchiLF könnte eine Abschnittsgruppe IT-Kurse heißen und die enthaltenen Abschnitte MS Teams, MS OneDrive, MS OneNote, usw.

  • Zum Anlegen einer Abschnittsgruppe klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich unter Neuer Abschnitt , dann wählen Sie Neue Abschnittsgruppe aus. Legen Sie eine Namen für die Abschnittsgruppe fest, z.B. IT-Kurse.
  • Zum Anlegen der Abschnitte wählen Sie Neuer Abschnitt aus. Beginnen Sie, wie zuvor mit dem Rechtsklick.

  • Legen Sie z.B. die folgenden Abschnitte an:

  • Zum Löschen, Umbenennen oder Formatieren eines Abschnitts, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt und wählen die entsprechende Option aus.
  • Zum Verschieben ziehen Sie mit gerückter linker Maustaste den Abschnitt an die gewünschte Position.
2.3 Seiten, bzw. Arbeitsblätter erstellen
Eine Seite erstellen
  • Wählen Sie den Abschnitt aus, in dem Sie eine neue Seite erstellen möchten (z.B. MS-Teams in der Inhaltsbibliothek).
  • Tippen Sie im unteren Bereich auf .
  • Geben Sie einen aussagekräftigen Seitentitel (= Seitenname) ein. Z.B. Übungen.
  • Klicken Sie auf eine leere Stelle in der OneNote Seite und tippen Sie einfach los. Der Text wird in einem Container erstellt, der auf der Seite frei verschiebbar ist. Versuchen Sie möglichst immer im gleichen Container auf dieser Seite zu schreiben und ihn durch mehrmaliges Drücken der Eingabetaste zu vergrößern.

2.4 Texte mit Nummerierung und Aufzählungszeichen versehen

Nummerieren Sie Aufgaben und Unteraufgaben. Hierzu einige Tipps:

  • Tippen Sie einfach eine 1. und drücken Sie anschließend die Leertaste. OneNote erstellt automatisch eine Nummerierung. Nach der Texteingabe drücken Sie die Eingabetaste und die nächste Zeile wird mit 2. nummeriert.

  • Tippen Sie vor den zweiten Satz (vor das H von Hier) ein a). OneNote ersetzt die 2. durch ein a).
  • Möchten Sie die a) einrücken, nutzen Sie die [Tab]-Taste oder die Schaltfläche Einzug vergrößern  .
  • Sollte OneNote Ihr a) zu einem a. umwandeln, tippen Sie wieder a) und das a. wird zu einem a).

  • Vorlagen für Aufzählungszeichen und unterschiedliche Nummerierungen finden Sie mithilfe der folgenden Schaltflächen. Markieren Sie vorher alle Sätze, die diese Aufzählungszeichen erhalten sollen und klicken Sie erst dann auf die Schaltfläche.

2.5 Screenshots und Bilder einfügen

Oft ist es sinnvoll unterschiedliche Elemente, wie z.B. Bilder, Links oder Dateien in eine Seite einzufügen. Im Register Einfügen finden Sie die notwendigen Funktionen.

Wenn Sie einen Screenshot (Bildschirmausschnitt) einfügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Dokument oder die Internetseite, aus denen Sie eine Grafik oder Abbildung übernehmen möchten.
  • Wechseln Sie zu OneNote, sodass das Dokument oder die Internetseite von dem OneNote Programm (teilweise) verdeckt wird.
  • Wählen Sie aus dem Register Einfügen die Schaltfläche Bildschirmausschnitt aus (nur in OneNote 2016 vorhanden, nicht in der OneNote Windows 10 App) und wählen Sie den gewünschten Bildschirmbereich aus. Mit der Windows App können Sie z.B. das (externe) Programm Snipping Tool nutzen (geben Sie snipping in das Windows-Suchfeld, unten links in der Taskleiste ein). Mit diesem Tool können Sie Bildschirmausschnitte abspeichern oder in die Zwischenablage kopieren und in MS OneNote einfügen.

So geht es mit MS OneNote 2016 weiter:

  • OneNote wird ausgeblendet und das Dokument, bzw. die Internetseite werden heller dargestellt. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste einen Rahmen um die Grafik oder die Abbildung, die Sie übernehmen möchten. Lassen Sie anschließend die Maustaste los.
  • OneNote erscheint wieder im Vordergrund und die Grafik wird an der Position eingefügt, an der Sie vorher mit dem Cursor waren.
  • Zur Platzierung oder zum Einrückung der Grafik können Sie wieder die Schaltfläche Einzug vergrößern nutzen.
  • Eine Grafikdatei können Sie auch direkt über das Menü Einfügen und das Symbol Bilder zu MS OneNote hinzufügen.
2.6 Tabellen einfügen und Inhalte platzieren

Über Einfügen, Tabelle können Sie eine Tabelle einfügen und z.B. Vokabellisten erstellen.

Während der Texteingabe können Sie automatisch eine Tabelle einfügen:

  • Geben Sie an einer beliebigen Stelle die Überschrift für die erste Spalte ein.
  • Drücken Sie die [Tab]-Taste.
  • MS OneNote erstellt automatisch eine Tabelle.
  • Mit jedem Drücken der [Tab]-Taste wird eine weitere Spalte erstellt.
  • Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile zu erstellen.

Möchten Sie Tabellen nachträglich um Zeilen oder Spalten erweitern oder Zellen löschen, klicken Sie in die Tabelle und wechseln Sie in das Register Layout (nur bei MS OneNote 2016 verfügbar):

Tabellen eignen sich auch sehr gut, um mehrere Elemente (Grafiken, Formeln) zu platzieren:

  • Fügen Sie eine Tabelle mit einer Zeile und zwei Spalten ein.
  • Klicken Sie in die erste Zelle und fügen Sie einen Bildschirmausschnitt oder eine Grafik ein. Klicken Sie anschließend in die zweite Zelle und fügen Sie ein weiteres Element ein. Beide Elemente werden durch die Tabelle korrekt platziert.
2.7 Vorhandene Word-Dokumente in MS OneNote kopieren
PC/ Mac: Vorhandene Word Dokumente in OneNote umwandeln
  • Öffnen Sie das Arbeitsblatt in Word.
  • Markieren Sie das gesamte Dokument mit [Strg]+[A].
  • Mit [Strg]+[C] kopieren Sie den markierten Text in die Zwischenablage.
  • Wechseln Sie zu MS OneNote und klicken Sie auf der gewünschten Seite mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle.
  • Fügen Sie mit [Strg]+[V] den Text ein oder öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen Sie eine Einfügen-Option aus, z.B. Nur den Text übernehmen, damit die ursprüngliche Formatierung des Word-Dokuments nicht übernommen wird.
  • Sie können den Text nun weiter formatieren, also zum Beispiel Nummerierungen und Aufzählungszeichen anwenden.
2.8 Seiten und Inhalte verlinken

Eine Übersichtstabelle über die behandelten Inhalte und Themen kann man sehr gut mit den entsprechenden MS OneNote Arbeitsblättern oder Internetquellen verlinken.

  • Fügen Sie eine beliebige Tabelle zur Strukturierung Ihrer Inhalte ein. Alternativ können Sie auch einfach eine Aufzählung erstellen (ohne Tabelle).
  • Wechseln Sie zu der Seite mit der Tabelle oder Aufzählung, zu der Sie einen Link einfügen möchten.
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf den Seitentitel (z.B. im Notizbuch MS OneNote auf die Seite Übungen) und wählen im Kontextmenü Link zu Seite kopieren aus.

  • Wenn Sie direkt auf die Tabelle auf einer Seite verweisen möchten, markieren Sie die Tabelle auf der entsprechenden Seite und wählen Sie über das Kontextmenü Link zum Absatz kopieren.

 

  • Wechseln Sie nun wieder in Ihre Übersichtstabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Ziel-Zelle für den Link und fügen Sie den Link aus der Zwischenablage ein (z.B. mit [Strg]+[V]. Der Link an die entsprechende Stelle eingefügt.
  • Wenn Sie nun auf den Namen des Arbeitsblatts klicken, werden Sie automatisch zu der entsprechenden Seite in OneNote geleitet.

 

  • Wenn Sie den Link einem Text zuweisen möchten, markieren Sie den gewünschten Text (im Beispiel oben das Wort Hier) und wählen Sie dann im Menü Einfügen die Funktion Link. Kopieren Sie den Link aus der Zwischenablage in das Feld Adresse und bestätigen Sie die Eingabe. Der Link ist jetzt dem Text zugeordnet.
  •  Anmerkung: Bei MS OneNote 2016 können auf einen markierten Text, nach Aufruf des Kontextmenüs, erweiterte Link-Optionen genutzt werden.

3. Synchronisation und Teilen

3.1 Was passiert, wenn Sie ein Notizbuch erstellen?
  • Ein eigenes Notizbuch wird angelegt, z.B. IT-Kurse, wählen Sie einen Schwerpunkt aus, zu dem Sie in den dann folgenden Kapiteln Inhalte anlegen können.
  • Das Notizbuch wird automatisch in dem OneDrive Verzeichnis des Benutzers angelegt und steht auf allen Geräten zur Verfügung.
  • Evtl. gibt es in MS OneNote schon ein Notizbuch Mein Notizbuch, dies können Sie mit einem Rechtsklick schließen.
  • Sie können das Notizbuch auf Ihrem Smartphone oder Tablet sofort öffnen.
  • Im Internet öffnen Sie das Notizbuch über https://portal.office.com.
  • Erstellen Sie eine Seite und kontrollieren Sie, ob diese Seite auf allen Geräten angezeigt wird.
3.2 Notizbücher in MS OneDrive und das Teilen
  • Notizbücher werden mit MS OneDrive automatisch synchronisiert. 
  • In MS OneDrive werden die Notizbücher mit dem entsprechenden Symbol dargestellt.
  • Das Verteilen (Freigeben) und die Vergabe von Zugriffsrechten funktioniert, wie im MS OneDrive-Workshop beschrieben.

 

  • Sie können ein Notizbuch auch direkt aus MS OneNote teilen. Die entsprechende Taste finden Sie oben rechts:
3.3 Ein Notizbuch als Register in MS Teams hinzufügen

Notizbücher lassen sich einfach in MS Teams in Teams oder Kanäle einfügen.

  • Wahlen Sie das gewünschte Team oder den gewünschten in MS Teams aus und klicken Sie oben in der Register-Leiste auf das +-Symbole (hier in der Abbildung rechts).

  • Eine Auswahl von möglichen Inhalten öffnet sich. Wählen Sie OneNote aus.

  • Wählen Sie das gewünschte Notizbuch aus und klicken Sie auf Speichern. Jetzt wird das Notizbuch als Registerkarte angezeigt.

4. Tipps zum Ausprobieren

4.1 Vorhandene Notizbuchseiten und -abschnitte kopieren
  • Wenn man einen Abschnitt mit entsprechenden Seiten erstellt hat, kann man diesen einfach in ein anderes Notizbuch kopieren.
  • Erstellen Sie sich ein eigenes Notizbuch nur für Ihren eigenen Zugriff (z.B. Konferenzvorbereitung). In dieses Notizbuch legen Sie sich eine Abschnittsstruktur mit allen benötigten Seiten an. Fängt ein neues Projekt mit gleicher Struktur (eine andere Konferenz) an, können Sie einfach aus diesem Notizbuch alle Abschnitte in das neue Notizbuch kopieren.
  • Sie können ein Notizbuch für einen Kollegen freigeben. Anschließend können Sie gemeinsam Seiten und Abschnitte erstellen und bearbeiten.
4.2 MS OneNote durch Add-Ins erweitern

Für MS OneNote sind unterschiedliche Erweiterungen verfügbar. Recherchieren Sie im Internet.

Hier sind zwei Beispiele:

Hinweis: Es ist denkbar, dass nicht alle Erweiterungen kostenfrei angeboten werden.

5. Zusatz-Thema: Das MS OneNote Kursnotizbuch

Die Funktion, Notizbücher als Kursnotizbücher mit den Schüler zu teilen, möchten wir nicht vorenthalten. Da sich der Inhalt unseres Workshops jedoch auf die Kommunikation zwischen den Lehrern bezieht, gehen wir im Workshop nicht mit eigenen Kapiteln darauf ein.

5.1 Link zum Handout

Wir haben für Sie aber das Handout von Henning Schmidt von WIHOGA zum Download beigefügt. Henning Schmidt hat das Handout unter freier CC BY Lizenz zur Verfügung gestellt – dafür danken wir ihm herzlich.

Die Inhalte sind recht ausführlich erklärt und befinden sich im Kapitel 3 bis 6.

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